El costo de las distracciones y cómo gestionarlas Las pequeñas interrupciones tienen un impacto desproporcionado en la productividad y la creatividad, en relación con el número de horas de cada día laborable.

Una tarde de sábado de diciembre, estaba armando un rompecabezas con uno de mis hijos. De vez en cuando, se levantaba, caminaba hacia la cocina, abría la alacena y volvía con un puñado de pretzels. Al volver, le llevaba unos minutos recordar en qué sección estaba trabajando y qué tipo de pieza estaba buscando. Terminé poniendo algunos bocadillos en un plato y los llevé a la mesa.

Ese rompecabezas me hizo reflexionar sobre la concentración y su efecto en la productividad. Probablemente todos estemos de acuerdo en que el trabajo se realiza mejor y de manera más eficiente cuando nuestra atención se concentra en una tarea y no se ve interrumpida. Intuitivamente, eso tiene sentido, pero en el mundo digital de hoy, cada vez más creciente, la mayoría de nosotros tendemos a trabajar como mi hijo hambriento, dejando que nuestras mentes divaguen siempre que tengamos "hambre", sin darnos cuenta del costo cognitivo del cambio de tarea. Lo que necesitamos es entonces una especie de truco.

Como CEO de Jotform, no soy ajeno al zumbido incesante de notificaciones (ya sean correos electrónicos, mensajes de plataformas de redes sociales u otras alertas), y he aprendido que se requiere más que un propósito de Año Nuevo para silenciarlo. Se necesita de un gran esfuerzo, y solo funciona realmente cuando se hace en conjunto con los miembros del equipo. Afortunadamente, ese proceso ha generado estrategias que estoy convencido de que pueden ayudar a otros, pero primero vale la pena echar un vistazo más de cerca a lo que perdemos cada vez que dejamos lo que estamos haciendo.

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Los costos de cambiar de tarea

Por inteligentes que creamos que somos, nuestras mentes simplemente no están diseñadas para seguir múltiples líneas de pensamiento de manera simultánea. El profesor Earl Miller, neurocientífico del Instituto Tecnológico de Massachusetts, explicó a The Guardian en 2022 que los humanos, de hecho, somos muy enfocados, y con una capacidad cognitiva algo limitada. En realidad, el cerebro humano solo puede producir uno o dos pensamientos a la vez.

En conclusión, la multitarea o multitasking (también conocido como "cambio de tarea") —saltar rápidamente de una tarea a otra— tiene un costo. El escritor e investigador en ciencias de la computación, Cal Newport, lo expresó de la mejor manera cuando observó que "Incluso los cambios de contexto insignificantes (cambiar el enfoque de la tarea en curso a una diferente) son veneno para la productividad".

El tiempo es la víctima más obvia, y podrías estar perdiendo más de lo que crees. Gloria Mark, de la Universidad de California, detalló en un artículo de Gallup de 2006 que la cantidad promedio de tiempo que pasaba antes de que una persona fuera interrumpida o cambiara de tarea era de aproximadamente tres minutos. Más impactante aún fue la revelación de que se requería un promedio de 23 minutos para volver a la tarea original. (Vale la pena señalar, además, que esta investigación tiene más de 15 años y que las herramientas digitales y sus distracciones se han vuelto aún más frecuentes en nuestras vidas.)

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Pero incluso si una distracción no te cuesta tiempo —si de alguna manera logras volver al camino después de leer ese correo electrónico o echar un vistazo a ese mensaje— es probable que trabajes con mayor estrés y frustración. Eso es lo que encontró Mark en un estudio empírico de estudiantes universitarios, realizado en conjunto con el Instituto de Psicología de la Humboldt University de Berlín.

Otro costo de cambiar de tarea es el rendimiento, o como lo expresó memorablemente un investigador de la Carnegie Mellon, "la distracción [mensaje instantáneo mientras se realiza una prueba cognitiva], combinada con la pérdida de energía cerebral para prepararse para esa interrupción, hizo que nuestros evaluados fueran un 20% más tontos".

Añadiendo un giro interesante a la investigación, los participantes que fueron advertidos de una interrupción inminente, incluso si nunca llegó, mejoraron su rendimiento en un 43%. Entonces, prepararse para las distracciones y entrenar para trabajar a pesar de ellas puede hacer que la mente sea más ágil.

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Técnicas para mantenerse enfocado

Desactivar las notificaciones y alejar los dispositivos parece ser un comienzo obvio y efectivo, pero también va en contra de la naturaleza colaborativa del trabajo de hoy en día.

Como dijo Newport a The New York Times en 2023: "No puedo... cerrar la sesión en el canal de Slack de The New York Times y hacerme más productivo, porque todos los demás la están usando para coordinar el trabajo, así que estamos todos atascados. La única manera de salir de ahí es cambiar completamente la forma en la que la organización colabora".

Así como programo tiempo para trabajar de manera ininterrumpida y creativa, reservo una hora más o menos cada día para llamadas y reuniones de último minuto.

Por lo tanto, los gerentes y ejecutivos deben hacer un esfuerzo coordinado para implementar prácticas que hagan posible la desconexión cuando las personas necesiten trabajar sin distracciones, y pueden empezar poniendo el ejemplo. En Jotform, mi equipo sabe que no estoy disponible fuera del horario laboral, excepto para emergencias. Pueden enviarme un correo electrónico en cualquier momento, pero sabiendo de antemano que probablemente no lo leeré hasta la mañana siguiente. Se podría decir que practicamos una versión informal de la legislación francesa de 2016 sobre el derecho a desconectarse (con versiones aprobadas en España, Italia, Alemania, Irlanda, Italia y Filipinas desde entonces), que establece que a nadie se le prohíbe contactar a los colegas fuera del horario laboral, pero tampoco se sancionará a nadie por no responder.

La conclusión aquí es que las horas de oficina son una gran idea, y no tienes que ser profesor universitario para implementarlas. Así como programo tiempo para trabajar de manera ininterrumpida y creativa, reservo una hora más o menos cada día para llamadas y reuniones de último minuto. Los colegas pueden consultar mi calendario y enviar solicitudes durante este tiempo designado. Por la mañana, cuando planifico el día, trato de agrupar el trabajo rutinario (como revisar facturas, responder correos electrónicos y programar reuniones) y realizarlo durante el horario laboral.

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Hoy en día distraerse es casi inevitable, los algoritmos están mejorando continuamente y están diseñados tanto para robar la atención como para mantenerla. Pero no te desanimes, incluso si te distraes, es posible volver al camino correcto. Ese esfuerzo incluso puede ayudar a aumentar tu productividad, aunque con un poco más de estrés. La clave está en prepararte para las interrupciones y minimizarlas en la medida de lo posible. Al agrupar el trabajo que requiere periodos más cortos de concentración, podemos dejar bloques de tiempo más largos para trabajos más significativos — tareas que te llenan en términos de propósito y orgullo.